Comprar produtos ou contratar serviços

Os condomínios precisam realizar compras no seu dia a dia e contratar serviços esporádicos ou contínuos e sua administração deve conhecer as regras básicas sobre cotação de preços para economizar nas contratações. Os objetivos finais devem ser: atendimento pleno das necessidades identificadas e obtenção das melhores condições de fornecimento.

Tudo começa pela definição das compras a serem feitas para um determinado período, a fim de suprir as necessidades identificadas,  ou pela definição detalhada dos serviços a serem prestados por empresas especializadas. Este primeiro passo é muito importante em todo o processo, já que especificações mal feitas ou imprecisas podem acarretar em contratações erradas e, consequentemente, insatisfação com o fornecimento ou até mesmo problemas mais sérios.

Para a escolha da melhor proposta, defina antecipadamente quais serão os elementos mais relevantes para a seleção: os critérios de avaliação. Preços, prazos, descontos, frete, entrega, garantias, qualidade, entre outros, podem e devem ser considerados e priorizados.

Depois de verificar a disponibilidade financeira, o passo seguinte é a busca de fornecedores que atendam às exigencias estabelecidas pelo comprador, como preços, prazos de atendimento, condições de pagamento, garantias oferecidas, qualidade dos produtos / serviços, etc.

Com o pedido de cotação entregue aos fornecedores conhecidos / cadastrados, aguarda-se a entrega das propostas (até as datas previamente estabelecidas pelo comprador). A recomendação básica é que se obtenha a cotação de pelo menos 3 fornecedores. Ao aceitar a primeira oferta, corre-se o risco de perder dinheiro e deixar de avaliar outras oportunidades de negócio, além de não encontrar outros fornecedores que possam atender melhor suas necessidades.

O próximo passo é a análise das cotações de preços de produtos ou serviços oferecidos por diferentes fornecedores. Este é o momento de avaliar as ofertas, negociar condições e fechar o melhor negócio. Os critérios de escolha devem ser aqueles que melhor atendem à administração do condomínio (comparação com condições de contratações anteriores, capacidade do fornecedor em atender suas necessidades, flexibilidade de fornecimento ou pagamento, redução de custos ou de exigências contratuais, etc.).

Este processo pode revelar, nas diversas negociações a serem feitas, se há grande disparidade de preços e níveis de qualidade entre os produtos ou serviços cotados. Por isso, é importante estar sempre atento às especificações técnicas e a todos os detalhes que possam influenciar no valor final.

Concluída a escolha, feche o contrato com o melhor fornecedor. Neste momento ainda será possível esclarecer pontos considerados importantes (que devem ser explicitados no contrato, se houver).

Agora, é necessário controlar a entrega dos produtos nos prazos contratados, sua qualidade e aderência às especificações fornecidas e, no caso de prestações de serviços, o atendimento em geral, o cumprimento dos prazos e dos resultados definidos. A correção de eventuais não conformidades com o que foi contratado (falhas, defeitos, produtos vencidos ou avariados, mal funcionamento, etc.) deve ser feita imediatamente, evitando aborrecimentos futuros para ambas as partes (administração do condomínio e fornecedor).

Tudo concluído a contento, é hora de efetuar os pagamentos contratados.

Ainda há um último passo: o acompanhamento dos resultados é fundamental para você ver se valeu a pena escolher aquele fornecedor. Verifique se há algo que possa ser melhorado e mensure os resultados. Assim você poderá melhorar todo o processo e efetuar contartações melhores no futuro.

Outras considerações:

Negocie sempre

Antes de escolher quem vai ser o seu fornecedor, parta para a negociação de valores, condições de pagamento e de entrega, e das condições de contratação. Nesse momento, você pode ver possibilidades em caso de pagamento a vista ou a quantidade máxima de parcelas que podem ser feitas para a compra. Além disso, vale a pena tentar desconto por grandes volumes (se for o seu caso) ou agilidade na entrega.

Não dependa de um único fornecedor

Contar com apenas um fornecedor não é um bom negócio, pois apesar de ter a falsa impressão de que tudo sempre dará certo, imprevistos poderão acontecer. O prestador de serviço pode ter algum problema e quem sairá prejudicado é você por não ter um plano B. Portanto, conte sempre com uma lista de fornecedores que pode ser acionada em caso de problemas.

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