Administração de Condomínios  -                                             Número 4/2007  

                                                                                                                              Gestão Condominial Objetiva – Inteligente, Responsável e Transparente ®.

 

Otimizando a Gestão e Virando a Mesa - Passos para uma Mudança Radical.                                                                          

      Não existem fórmulas mirabolantes para se conduzir à administração condominial.

      O Gestor Profissional de sucesso se apóia em sua boa vontade, seu bom-senso, aliados aos instrumentos de gestão extraídos de manuais de administração, economia, finanças, contabilidade, psicologia entre outros, ancorados na Teoria de Projetos (PMI – Project Management Institute), o que o leva a atingir altos índices de eficácia, com aprovação dos condôminos, pela forma objetiva e inteligente de criar e agregar valores aos condomínios, shoppings, hotéis, apart-hotéis e congêneres.  

 

      Seguindo uma linha comportamental de atuações firmes e responsáveis, apoiadas nas fases abaixo sintetizadas pelo diagrama (PMI), podemos começar os trabalhos pelos levantamentos que são objetos das Projeções Orçamentárias Condominiais, que se abertos adequadamente, sem esquecimentos, nos proporcionarão uma visão clara e objetiva, ou seja, uma Macro-visão para Conscientização dos Pontos de Atuação.

 

Diagrama das Fases de um Projeto

 

Descrições sucintas das Fases

 

Inicialização

 

ü      Obtenha informações históricas;

ü      Descreva o que deve ser feito;

ü      Mensure todo o trabalho;

ü      Otimize;

ü      Avalie;

ü      Defina os responsáveis;

ü      Estabeleça premissas;

ü      Estabeleça restrições;

ü      Elabore documentos de formalização dos trabalhos.

 

Planejamento

 

ü      Planeje e detalhe o escopo (itens);

ü    Defina as atividades;

ü    Dê seqüência às atividades;

ü    Estime duração por atividade;

ü    Desenvolva o cronograma;

ü    Planeje recursos;

ü    Estime custos;

ü    Desenvolva o plano do projeto.

 

Execução

 

ü    Execute o plano do projeto;

ü    Verifique o escopo;

ü    Garanta a qualidade;

ü    Desenvolva a equipe administrativa que o apoiará;

ü    Distribua as informações;

ü    Peça as propostas;

ü    Selecione os fornecedores;

ü    Administre os Contratos.

 

Controle

 

ü      Controle as mudanças do escopo;

ü      Controle o cronograma;

ü      Controle os custos;

ü      Controle a qualidade;

ü      Controle relatórios de desempenho;

ü      Controle as respostas aos riscos.

 

       Encerramento

 

ü      Encerre os contratos e atividades administrativas diretamente  ligadas aos trabalhos finalizados.

 

 

 

            Observe que a atividade de Planejamento está sendo constantemente revisada pelo Controle efetivo que deve ser exercido sobre as atividades em andamento – Execução  –, objetivando manter o projeto em sua trajetória delineada e sem perdas de tempos, custos e qualidade.

 

O que deve ser feito:

 

      Inicie o  levantamento com base em seu histórico de Receitas e Despesas dos três últimos anos.

      Promova uma análise preliminar e identifique o que tem, e o que pode:  extinguir, corrigir, modificar e criar.

      Utilize a Planilha de Projeção Orçamentária Condominial (clique para acessar) ^*1 disponibilizada, e siga os passos:

 

      Atribua prioridades a cada descrição de atividade, na seguinte ordem:  Receita Corrente, Novos Recursos, Despesas Correntes e Despesas Futuras.

 

      Planeje para cada item do levantamento e outros a serem criados:

 

·          A Quantidade de Trabalho;

·          Quem Irá Fazer o Trabalho;

·          Quando Ele Será Completado;

·          Quanto Irá Custar;

·          Os Riscos Atribuídos as Atividades.

 

      Com a identificação das áreas de maiores incidências de riscos – quantidade de trabalho e mão-de-obra, qualificação profissional, cronograma e custos –, defina de forma preventiva, as estratégias de:  aceitar, evitar, monitorar, transferir ou mitigar os riscos identificados.

 

      Aprove todos os Subprojetos e o Projeto Final

 

       Ao término da elaboração dos subprojetos, submeta-os a aprovação do subsíndico e de seus conselheiros.

      Convoque uma assembléia extraordinária e específica, apresente suas propostas de mudanças, detalhe-as, debata-as, argumente e contra-argumente procurando não deixar os participantes sem respostas.

      Proponha a aprovação de todos os trabalhos, fornecendo em seguida uma cópia encadernada de toda a documentação dos subprojetos a serem executados, para que seja anexada a ata da assembléia.

      Uma vez aprovados, mãos à obra.  Você estará legalmente documentado e respaldado sobre qualquer questionamento que venha a ser feito.

 

      Execute e Controle

 

      Mantenha todas as atividades do projeto em andamento, e no sentido aos objetivos estabelecidos.

 

·         Meça o progresso identificando problemas, facilitando soluções, avaliando as estimativas do planejamento e buscando o equilíbrio entre custos, cronograma e qualidade;

·         Mantenha participantes (administrativo, subsíndico, conselheiros e comissões) coordenados e cientes do progresso das alterações;

·         Supere obstáculos e problemas com respostas pontuais e intervenções corretivas, documentando-as;

·         Se necessário altere o planejamento, sempre almejando alcançar o macro-objetivo definido em sua Linha de Base, mantendo o equilíbrio inicial entre as três escoras de sustentação do projeto:  tempo, custos e qualidade;

·         Mantenha seus clientes – condôminos – informados sobre o andamento de todos os trabalhos.

     

            Promova a imediata materialização das ações propostas nos subprojetos, por prioridades, passo-a-passo.

 

      Encerre

 

            A medida em que todos os subprojetos estejam sendo finalizados, encerre-os um a um, documentando todos os processos de re-planejamento objeto de correções de desvios, para que sirva de evidência objetiva a quaisquer questionamentos futuros de condôminos desinformados. 

 

      Resultados    

 

      Os resultados refletir-se-ão por toda a comunidade.

      Sua gestão será marcada pela transparência, e pelo fato de todos os atos administrativos estarem documentados e homologados por assembléias constituídas para este fim – 1ª.  aprovação do projeto e início dos trabalhos, e 2ª.  homologação dos re-planejamentos e finalizações.

 

      Registre as experiências positivas e negativas para que todos os próximos trabalhos tenham uma maior chance de sucesso.  Pelo tempo, seus erros e os de sua equipe se tornarão menos freqüentes.

 

^*1 Planilha prática e interativa para Projeção Orçamentária Condominial – Levantamento e Análise Gráfica de três anos, ano a ano, e Projeção Linear com Análise Gráfica para futuros três anos (Arquivo:  Projeção Orçamentária Condominial v4.xls) –, foi disponibilizada gratuitamente.

 

 

Marco Antônio Gomes de Castro