No dia-a-dia observamos constantes mutações nas estruturas administrativas, físicas e financeiras de nossos condomínios.

Partindo-se do princípio que todas as modificações não são feitas ao acaso e que muitas das vezes são impostas pelas naturezas das estruturas prediais, dos equipamentos, das novas tecnologias, dos recursos humanos e, impulsionadas pelas mídias de qualidade – Portais da Internet, jornais e revistas – especializadas e que proporcionam aos gestores e aos condôminos atentos a observação dos erros sistemáticos que marcam administrações fracassadas, cabem aos Gestores - Síndicos Inteligentes a Mudança do Ciclo de Vida da Gestão de seus Condomínios, transformando-as radicalmente de ComGestão ^*2 para uma Gestão Objetiva: Inteligente, Responsável e Transparente ^*3, já detalhado em matéria anterior.

A proposta desta matéria está fundamentada na forma das mudanças, ancoradas na Metodologia de Gerenciamento de Projetos – PMI –, a qual abordei de forma pioneira no Livro abaixo referenciado e resumido em "Otimizando a Gestão e Virando a Mesa - Passos para uma Mudança Radical" (matéria anterior), sem entrar em detalhes técnicos específicos de gestão de projetos que podem ser mais bem absorvidos em bibliografias específicas do PMI – Project Management Institute (Instituto de Gerenciamento de Projetos) –, como o PMBOK - Project Management Body of Knowledge (Corpo de Conhecimentos de Gerenciamento de Projetos), bem como outros livros que serviram de apoio para a elaboração do Livro "A Bíblia da Gestão Condominial Objetiva: Inteligente, Responsável e Transparente ®", ora comercializado em CD (PDF).

Objetivando formar a base de conhecimento para a elaboração do arcabouço dos Subprojetos e do Projeto de Gestão de seu condomínio, procurei transferir aos Senhores Síndicos e Gestores Profissionais todos os conceitos das Fases e Áreas de Conhecimento e Atuação de um Gestor de Projetos, consolidando em um único diagrama abaixo representado, toda a Base da Metodologia de Projetos que os ajudarão na fixação dos conceitos para aplicação imediata.

Em uma pequena associação de idéias, observem que o diagrama da Estrutura 3D de um Projeto é semelhante a um Míssil Nuclear, onde vemos o CORPO (Fases – Iniciação, Planejamento, Execução, Controle e Encerramento), e o PROPULSOR (Áreas de Conhecimento e Atuações – Escopo, Tempo, Custos, Qualidade, Recursos Humanos, Riscos, Aquisição, Comunicação e Integração).

Entenda que se todos os trabalhos em seu condomínio não são providenciados em tempo hábil, mais cedo ou mais tarde a bomba vai estourar na sua mão.

Seja perspicaz e busque extrair dos conceitos expostos, todos os recursos complementares que os orientem na prática a fazer com que seu condomínio tome a direção e o sentido de uma Gestão Objetiva. Identifique seu Norte Magnético.

Para que vocês Síndicos e Gestores Profissionais façam um planejamento anual ou plurianual (três anos) das necessidades de seus condomínios, mensurando tempos, custos, riscos e qualidades, equacionando-os de forma a estabelecerem o equilíbrio entre suas variáveis e buscando a compatibilização ótima entre Retornos e Riscos, limitados pelos seus recursos físicos e financeiros, foquem o que deve ser feito identificando as premissas básicas do seu Suporte Referencial de Superação – SuRS – na Estrutura Analítica abaixo diagramada. Estes conceitos os ajudarão a consolidar as idéias que os projetarão ao sucesso.

Foque o que deve ser feito identificando o seu Suporte Referencial de Superação – SuRS (RB26; pg31).

Qual o seu Suporte Base – Objetos da Análise Preliminar;

Qual é o seu Referencial – Análise Decisória;

Quais são os seus Instrumentos de Superação – Priorização e a Elaboração do Projeto a ser Executado.

Estrutura – Formação da Base Analítica (RB12; pg194 e 196) (RB23; pg29).

Visualize o que deve ser providenciado.

1. Liste:
1. Todas as atividades e suas respectivas durações por item (subprojetos) da Analise Decisória: Criação, Correção, Modificação e Extinção, da Situação Observada no Levantamento.

Para cada atividade:

• Faça uma descrição;
• Anote os objetivos;
• Veja possíveis métodos e processos;
• Faça um prévio seqüenciamento e aprazamento das tarefas;
• Veja os recursos disponíveis;
• Liste operações, seqüências, fluxos de trabalho e coordenação;
• Anote as limitações de tempo para conclusão das atividades;
• Observe os padrões e requisitos da qualidade;
• Controle e monitore os relatórios de andamento;
• Trace as ligações com o plano de recursos mostrando arranjos e provisionamentos.

1. Todos os Recursos e suas disponibilidades, um a um.

• Limite financeiro;
• Fontes e Métodos para financiamentos;
• Custo do financiamento;
• Fluxo de Caixa – previsão para cobertura do projeto;
• Procedimentos para controle dos custos do projeto;
• Procedimentos para obtenção de recursos e
• Procedimentos contábeis.

• Necessidade de máquinas e equipamentos;
• Especificações e datas de recebimentos;
• Cálculo de custos;
• Forma de aquisição: compra, aluguel, empréstimo,...;
• Serviços de manutenção e reparos;
• Necessidade de treinamento de funcionário operador e
• Contratos.

• Necessidade de recursos humanos qualificados – perfil do empregado necessário;
• Quando e por quanto tempo o recurso humano será necessário;
• Método de contratação: emprego contratual, contrato, sub-contrato, temporário, terceirizado;
• Método de recrutamento: pelo condomínio, agência de emprego, anúncio, sociedade profissional, indicação de empregado ou fornecedor, anúncio local ou administradora, sites, escolas técnicas e profissionais, sindicatos e associações de classe;
• Custo Orçado: salários, ordenados, horas extras, adiantamentos, acomodação, transporte, alimentação,...;
• Especificação do cargo do chefe imediato ao síndico e
• Saúde e segurança.

• Política e cronograma de compra;
• Descrições, especificações de quantidade e qualidade;
• Cláusulas de penalidade por atraso de entrega e
• Contratos.

1. Relacione todas as interdependências dos subprojetos e posteriormente entre os subprojetos;
2. Identifique e reordene cronologicamente;
3. Revise e verifique a possibilidade de aplicação de métodos alternativos;
4. Mapeie o progresso, por atividades, focando o objetivo, partindo de cada atividade-chave;
5. Descreva como complemento, quando necessário, todos os detalhes;
6. Estabeleça o Ritmo confirmando a duração das atividades entre si, e com a duração total do projeto;
7. Custeie – Verifique todas as estimativas iniciais e faça um fluxo de caixa;
8. Considere a possibilidade de métodos alternativos otimizando: custos, tempo e qualidade;
9. Revise todo o trabalho acima para garantia de que nada foi esquecido.

Através desta abordagem procurei consolidar as idéias apresentadas na matéria anterior, complementando-a de forma a fazer com que os senhores entendam o princípio da formação da Estrutura Analítica base para a Elaboração de Projetos de Gestão.

Faça download da planilha eletrônica (MSExcel) disponibilizada gratuitamente através do Portal dos Condomínios e comece imediatamente um ensaio dos trabalhos preliminares.

Se houver necessidade estou a disposição através dos contatos disponibilizados.

Site: http://marcoagcastro.spaces.live.com E-Mail:  marcoagcastro@gmail.com Skype: marcoagcastro